De paradoxen van het tenderen fascineren niet alleen ons, maar ook de publieke en private partijen, die we in het werkveld tegenkomen. De complexiteit van het tenderen maakt dat er al vanaf de voorbereiding zorgvuldig gebalanceerd moet worden om onevenwichtige uitvragen en suboptimale inschrijvingen te voorkomen. Publiek en privaat hebben elkaar nodig, wat vraagt om het overzien van het speelveld (elkaars belangen en posities).

In 2024 gaat het tenderteam van Gloudemans het veld in om de paradoxen van het tenderen te toetsen. Wij gaan op pad om gemeentes, ontwikkelaars, aannemers, beleggers en adviseurs te interviewen over hun kijk op de paradoxen. We komen gauw bij u terug met het eerste interview!

ONGELIJKHEID IN GELIJKWAARDIGE VERHOUDINGEN

Het doel van een tender is om het beste plan en/of de beste partij voor de opgave uit de markt te halen. Ervan uitgaande dat marktpartijen onmisbare kennis, middelen en/of vaardigheden hebben om gebiedsontwikkelingsopgaven te realiseren. Dit vergt gelijkwaardigheid in verhoudingen. Terwijl een tender een volstrekt eenzijdig proces is: de publieke partij bepaalt de opgave, de kaders en de beoordeling. De markt heeft deze te accepteren.

SPELREGELS BOVEN DE INHOUD

Op het moment dat een tender gestart is, is het handhaven van de spelregels belangrijker dan de inhoud. Ook als gaandeweg blijkt dat de kaders of de beoordelingscriteria (innovatieve) oplossingen beperken, die achteraf gezien beter zouden zijn geweest.

NIET (PER DEFINITIE) HET BESTE PLAN WINT, MAAR HET PLAN MET DE MEESTE PUNTEN

Het kader en de wijze van beoordeling dienen voorafgaand aan een tender vastgesteld te worden, hoewel veelal onbekend is waar marktpartijen mee (kunnen) komen. Het risico dat hierin schuilt is, dat innovatieve en nieuwe oplossingen niet in punten gewaardeerd kunnen worden, omdat de procedure hierin niet voorziet. Daarnaast werken sub-beoordelings-/gunningscriteria een ‘afvinkcultuur’ in de hand. Partijen kijken welke zaken zij minimaal in hun aanbieding moeten opnemen om zo een maximale score te halen, terwijl zij daarbij de integraliteit van de opgave uit het oog verliezen.

TOETSEN VAN MARKTKENNIS ZONDER KENNIS

Het doel van een tender is om (in concurrentie) marktkennis op te halen voor een bepaalde opgave. De beoordeling hiervan vindt plaats door de publieke ‘hoeders’ van de opgave, die de marktinzichten vervolgens niet echt op waarde kunnen schatten, omdat ze deze kennis missen.

APPELS MET PEREN VERGELIJKEN

De (publieke) beoordeling is altijd gebaseerd op een mix van criteria: kwaliteit(en), prijs en proces/risico’s. Deze drie criteria zijn communicerende vaten. Kwaliteit, prijs en proces/risico kennen een driehoeksverhouding. De invulling of waardering voor één van de criteria heeft automatisch gevolgen voor de invulling van de andere twee criteria. Hoewel het hier in de basis onvergelijkbare criteria betreft, moeten ze van tevoren wel in waardering zijn vastgesteld om de gelijkheid en de transparantie in een tenderprocedure te borgen. Maar, ben je dan niet per definitie appels met peren aan het vergelijken?

BIEDEN WAT JE BELOOFT EN BELOVEN WAT JE BIEDT

De eisen en wensen voor een aanbieding zijn meestal gericht op het beste plan, met de minste risico’s en de hoogste kwaliteit ten tijde van de uitvraag. Dit heeft het risico in zich dat marktpartijen inschattingen moeten maken over wat op termijn (meestal enige jaren later) haalbaar is. Hier ligt het risico op de loer dat partijen beloftes doen, die ze niet kunnen waarmaken. En waarbij, gelet op grote gebiedsontwikkelingsopgaven, die vele jaren in beslag nemen, ook al op voorhand duidelijk is dat deze beloftes niet waargemaakt kunnen worden. De (markt)omstandigheden veranderen hoe dan ook in de loop van de tijd. Net als de technologie en de maatschappij.

ONVERGELIJKBAAR DOOR HET STREVEN NAAR TRANSPARANTIE

Om marktkennis in een aanbieding tot zijn recht te laten komen is het handig om het kader niet te concreet te maken. Dat biedt de markt ruimte om een eigen concept te ontwikkelen. Gevolg is dat vergelijkbaarheid van de inzendingen afneemt en subjectiviteit toeneemt. Daar komt bij dat hoe vrijer de opgave en de beoordeling zijn, hoe meer marktpartijen moeten raden wat het verwachtingspatroon is van de beoordelaars en dat is dan weer niet geoorloofd in een procedure die geacht wordt transparant te zijn.

ANDERS DAN ANDERS

Selectiecriteria gaan altijd over gerealiseerde oplossingen van bestaande partijen. Nieuwkomers hebben daardoor minder kans dan de gevestigde orde, terwijl gelijkheid juist zo belangrijk is in tenderprocedures en er vaak gezocht wordt naar oplossingen voor opgave, die anders zijn dan anders. Maar, als nieuwkomers per definitie geen kans maken op deelname aan een tender dan verandert er dus ook maar weinig.

In 2024 nemen wij – Martine, Romy, Roger en Hélène – je mee in onze serie interviews ‘De paradoxen van het tenderen’. Hierin delen we de visie van verschillende publieke en private partijen op het beter én efficiënter insteken van openbare selectieprocedures, omdat dit steeds belangrijker wordt nu er meer getenderd zal moeten worden. Hoe kun je bijvoorbeeld zorgen voor meer transparantie in je tenders? Of hoe ga je om met subjectieve beoordelingen, te veel ‘papieren eisen’ en integraliteit van beoordelingscriteria? En, hoe maak je het duurzaamheidscriterium meetbaar?

Houd onze LinkedIn-pagina’s en de website in 2024 dus goed in te gaten!